|

Protocol Filmen
Inleiding
Het Rotterdams Fonds voor de Film en audiovisuele
media (RFF) richt zich op het stimuleren en verstevigen van de audiovisuele
sector in de regio Rotterdam. Onderdeel van het RFF is de Rotterdam Film
Commission. Een van de activiteiten van de Rotterdam Film Commission (RFC)
is om de groei van diverse soorten opnames in de stad in goede banen te
leiden. Om aan de vraag van producenten en locatiemanagers tegemoet te
komen, voor een duidelijke en homogene structuur in de richtlijnen en
vergunningen voor het filmen in de regio Rotterdam heeft de RFC in
samenwerking met alle vergunningversterkende instanties hiervoor het
protocol Filmen in Rotterdam ontwikkeld. Dit protocol is op 13 februari
2001door B&W goedgekeurd en dat betekend dat dit protocol als reglement
beschouwd kan worden voor het aanvragen van vergunning in Rotterdam.
Het protocol
Filmen in Rotterdam
De
hoofdlijn, naast een gedragscode, van het protocol is een meldingsplicht
voor filmproducties bij het RFC welke een routing voor vergunningen via
hetzelfde bureau begeleid.
1.Wie en Wat
Producenten, locatiemanagers en filmploegen hebben verantwoordelijkheden
tegenover bewoners, bedrijven en handhavers van openbaar orde en veiligheid
(o.o.v.). De gedragscode omschrijft fatsoensnormen voor omgang met
vergunningverlenende instanties, locatiehouders en publiek. De meeste
filmploegen houden zich hieraan, maar één zich slecht gedragende filmploeg
kan de nu positieve sfeer in de stad snel teniet doen. Daarmee is niemand
gediend. De Rotterdam Film Commission heeft, in navolging van andere
internationale filmsteden, een gedragscode voor filmen opgesteld. De
filmcrew wordt geacht zich aan de gedragscode te houden. (zie gedragscode in
het protocol)
2. Meldingsplicht
t.b.v. Centrale Film Planning
Ter bevordering van de interne communicatie tussen vergunningverlenende
gemeentelijke instellingen, deelgemeenten en filmmakers is er een Centrale
Film Planning bij het RFC, waarin alle opnameschema's in kaart zijn
gebracht. In de Centrale Film Planning (CFP) wordt tevens gekeken of er niet
meerdere evenementen gepland staan op de gewenste draaidagen.
Producenten dienen hun draaischema's en eventuele Callsheet bij het RFF in
te dienen voordat de gemeentelijke instanties worden benaderd. Op deze wijze
kan extra werk voor genoemde instanties voorkomen worden en blijven de
geplande activiteiten overzichtelijk. Door de aanvragers direct naar het
juiste instanties te verwijzen is de routing kort en duidelijk. Tevens kan
het RFC zich inspannen om ongewenste situaties te vermijden, b.v. twee
filmploegen op één locatie tegelijkertijd of overbelasting van één buurt.
3. Drie categorieën
en Deadlines
In de film- en tv-wereld werkt
men vaak met een korte termijn planning. De gemeente Rotterdam doet haar
best om filmers tegemoet te komen, maar er gebeurt meer in een grote stad
dan alleen het maken van films. Veel andere activiteiten (weg-, water- en
bouwwerkzaamheden, festivals en evenementen) zijn gebonden aan strenge
regelgeving betreffende de uiterste termijn waarbinnen een aanvraag voor
vergunningen en ontheffingen kan worden ingediend. Filmmakers horen geen
irreële verwachtingen te hebben omtrent de tijd die gemeentelijke diensten
nodig hebben om een aanvraag te behandelen.
De RFC en de gemeente Rotterdam heeft voor vergunningen en ontheffingen drie
categorieën gecreëerd.
Het Protocol Filmen in Rotterdam kent drie
categorieën:
A.
Situaties met geringe gevolgen voor openbare orde en veiligheid
en gemeentelijke infrastructuur en met weinig of geen buurtoverlast.
Hieronder verstaat men interieurshots, kleine ploegen (3-8 man) en
straatscènes zonder omleidingen of afzettingen: 3 werkdagen
vooraf aanmelden CFP.
B.
Situaties met beperkte gevolgen voor openbare orde en veiligheid,
gemeentelijke infrastructuur en de buurt. Hieronder verstaat men opname
waarbij sprake is van: tijdelijke afzettingen of stop zetting van verkeer
(alleen tijdens de werkelijke opname (takes) / prop auto's die rijden op een
autovrij plein of trottoir / pistoolschoten of een gewapende overval:
7 werkdagen vooraf aanmelden CFP.
C.
Situaties met grote gevolgen voor het verkeer, openbare orde en
veiligheid, gemeentelijke infrastructuur en buurt. Hieronder verstaat men
o.a. opname waarbij: straten worden afgezet voor een hele dag, grote stunts
met auto-ongelukken of explosies, gebieden worden met "sneeuw" bespoten of
aanpassingen in straatmeubilair: 20 werkdagen vooraf aanmelden
CFP en vergunningaanvraag bij ABZ.
Note: Voor alle drie categorieën geldt: De
locatie manager dient tijdig met het RFC de opnamesituatie door te nemen. Op
basis van dit overleg kan het RFC adviseren over het opstellen van een
deugdelijke aanvraag en de routing geven naar de betreffende instanties.
Welke instanties toestemming moeten verlenen is afhankelijk van de soort
scène en de locatie. Een goed voorbereide en juiste aanvraag kan veel tijd
en onvoorzien werk besparen voor alle partijen. Indien de producent of
locatie manager zelf de aanvragen regelt dient de volgende routing gevolgd
te worden.
4. Routing
Elke inschrijving in de CFP wordt door het RFC
doorgestuurd naar de BCCB (politie), deelgemeente (wegbeheerder),
Gemeentewerken (straten, wegen, bruggen- en tunnelbeheer en onderhoud) en
Stadstoezicht (parkeren).
De BCCB ook wel het evenementenbureau genoemd, van de
politie reageert altijd op een inschrijving en zorgt ervoor dat de
betreffende politie districten op de hoogte worden gesteld. Voor de
verkeersmaatregelen dient de locatiemanager zelf de plannen ter goedkeuring
aan de BCCB te overleggen. Dit geldt ook voor het reserveren van
parkeervakken door middel van verbodsborden (zie 5.parkeren).
Het RFC zorgt er voor dat door middel van de
inschrijving de deelgemeente in kennis gesteld wordt. Deze hebben vervolgens
drie werkdagen om op de inschrijving te reageren. Volgt er geen reactie dan
gaat het RFF er volgens afspraak vanuit dat er vanuit de deelgemeente geen
bezwaren tegen de geplande filmopnamen bestaat en dat er geen extra
voorwaarden worden gesteld. Dit om de procedure niet onnodig lang te laten
duren.
5. Situaties
5.1. Filmen op straat
Voor filmen op straat (op de openbare weg) is in beginsel geen
vergunning nodig, indien tijdig melding is gemaakt bij het RFC, Politie -
BCCB en (deel)gemeente en indien de filmactiviteiten vallen onder de
hiervoor beschreven categorie A. De locatiemanager/producent dient te alle
tijden schriftelijk melding te maken van opname via een inschrijving CFP.
5.2. Tijdelijke afzettingen (tijdens takes) van
straten
Een tijdelijke afzetting van een straat (tijdens takes) i.v.m. geluid of
beeld hoort te gebeuren in samenwerking en overleg met de politie. Politie
kan, voor bepaalde wegen, een maximum limiet stellen voor het aantal keren
dat dit mag gebeuren en/of de duur per keer. Producenten dienen schriftelijk
ontheffing te hebben voor een tijdelijke verkeersstop. Er moet een
verantwoordelijke vertegenwoordiger van de producent op de set aanwezig zijn
tijdens de opname. Tijdelijke afzettingen van hoofd- en verzamelwegen en
afzetting tijdens de spits vallen onder categorie C.
5.3. Langdurige afzetting van straten
Aanvragen voor de afzetting van een straat moeten tijdig, twintig werkdagen
voor aanvang van de opname, ingediend worden bij de Directie ABZ. Bij de
aanvraag dient een verkeersplan te worden ingediend. Het verkeersplan zal
door de Bureau Confict- & Crisisbeheersing (BCCB) worden beoordeeld en
zonodig aangepast. Hier geldt ook: er moet een verantwoordelijke
vertegenwoordiger van de producent op de set aanwezig zijn tijdens de
opname.
5.4. Nachtopname in een woonwijk
Nachtopname in een woonwijk vallen onder "categorie B" (zie paraaf "Drie
Categorieën"). Interieurshots ook! Sommige deelgemeenten hebben zeer strenge
regelgeving voor geluidsoverlast 's nachts. Goed en tijdig overleg met
deelgemeente en politie kan veel ellende voorkomen.
6.Parkeren
Alle parkeerontheffingen voor het centrum en de
betaald parkeren plekken in de deelgemeenten kunnen worden aangevraagd bij
Stadstoezicht. Parkeerontheffingen voor trottoirs kunnen worden verstrekt
voor belangrijke materiaalwagens. Hiervoor worden administratiekosten in
rekening gebracht en er moet overlegd worden met Gemeentewerken i.v.m. de
sterkte van de ondergrond. Wanneer een parkeerplek(ken) "gereserveerd" moet
worden, dient dit te gebeuren in overleg met de politie (BCCB) en met
toestemming van de wegbeheerder (centrum of deelgemeente). De BCCB staat in
contact met de desbetreffende Stadstoezicht districtmanager. Het is dan
verplicht 3 x 24 uur van tevoren borden te plaatsen. De deelgemeentes
hebben, buiten de Centrumraad waar Stadstoezicht alle parkeerontheffingen
afgeeft, allemaal een eigen beleid met betrekking tot de afgifte van
parkeerontheffingen voor de vrije parkeerplekken. Sommige verwijzen nog
steeds naar Stadstoezicht andere hanteren een termijn van acht weken.
Instanties
1. Algemene Bestuurszaken (ABZ)
De gemeente Rotterdam heeft een organisatiestructuur die taken en
verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen van de gemeente
afbakent. Als staf voor het politieke bestuur fungeert de Bestuursdienst. De
verschillende gemeentelijke diensten en bedrijven verzorgen de
beleidsvoorbereiding en -uitvoering. De Directie ABZ is verantwoordelijk
voor o.a. de uitvoering van beleid inzake de veiligheid en de handhaving van
de openbare orde.
2. Politie Rotterdam-Rijnmond - BCCB
De Politie Rotterdam-Rijnmond, Bureau Confict- & Crisisbeheersing (BCCB)
hebben overzicht van wegwerkzaamheden en coördineren activiteiten op de
openbare wegen. De BCCB adviseert het ABZ betreft de handhaving van o.o.v.
3. Bijzondere Wetten
Bijzondere Wetten houdt zich ondermeer bezig met vergunningafgifte t.b.v.
legale wapens, beveiligingsbedrijven en beveiligingspersoneel. Voor het
gebruik van (verboden) wapens kan BW een ontheffing afgegeven. Indien deze
wapens via een verhuurbedrijf verkregen worden, kan hier een
ontheffingenformulier verkregen worden. Waarna de betreffende unit
Bijzondere Wetten de ontheffing kan afgeven.
4. Brandweer
Special effects scènes waarin brand of explosies voorkomen moeten aangemeld
worden bij de Brandweer. Voor de brandweer geldt een meldingsplicht van 3
werkdagen (van tevoren) voor opnamen van categorie B. Voor categorie C geldt
een meldingsplicht van 14 werkdagen. Plannen dienen ingeleverd te worden
compleet met tekeningen en volledige informatie over de soort producten die
worden gebruikt.
5. DCMR Milieudienst Rijnmond
Op basis van de Wet milieubeheer maakt de DCMR Milieudienst Rijnmond
milieuvergunningen en controleert of bedrijven zich aan de regels houden.
Filmmakers moeten vooraf overleggen met de DCMR over milieu gevoelige
kwesties. Bijvoorbeeld: een auto die in de Maas wordt gegooid of in brand
wordt gestoken moet "milieuklaar" zijn gemaakt.
6. Stadstoezicht - (Parkeren)
Alle parkeerontheffingen voor het centrum kunnen worden aangevraagd bij
Stadstoezicht. Parkeerontheffingen voor trottoirs kunnen worden verstrekt
voor belangrijke materiaalwagens. Hiervoor worden administratiekosten in
rekening gebracht en er moet overlegd worden met Gemeentewerken i.v.m. de
sterkte van de ondergrond. Wanneer een parkeerplek(ken) "gereserveerd" moet
worden, dient dit te gebeuren in overleg met de politie (BCCB) en met
toestemming van de wegbeheerder (deelgemeente). De BCCB staat in contact met
de desbetreffende Stadstoezicht districtmanager. Het is dan verplicht 3x24
uur van tevoren borden te plaatsen.
7. Gemeentewerken
Verwijderen van straatmeubilair, aanpassingen aan het openbaar groen,
plaatsing van hoogwerkers en rijden of parkeren op autovrije pleinen mag
alleen gebeuren na overleg met Gemeentewerken. De kosten van de aanpassingen
en de inzet van extra mankracht van Gemeentewerken worden doorberekend.
Beschadigingen van straatmeubilair, openbaar groen en trottoirs die door een
filmploeg zijn veroorzaakt komen voor rekening van de producent.
8. Straatverlichting: EnecoCity Tech
Alle openbare verlichting is in beheer van de Eneco.
9. Gemeentelijk Havenbedrijf
Het Gemeentelijk Havenbedrijf voert het beheer over alle kades en beweegbare
bruggen in Rotterdam. Als er gefilmd wordt op gebieden die onder beheer
vallen van het Havenbedrijf dient dit in overleg te gebeuren.
10.Rivierpolitie Rotterdam-Rijnmond
De Rivierpolitie waakt over de openbare orde en veiligheid in het
Rotterdamse havengebied (1/3 water en 2/3 grond). Voor opnames in het
havengebied, waarbij vaartuigen en/of personeel van de Rivierpolitie moet
worden ingezet, wordt u verzocht altijd het contact via de afdeling
communicatie te laten lopen. De centrale coördinatie loopt altijd via de
Politie - BCCB.
11. RET, (Rotterdamse Electrische Tram)
Openbaar vervoerbedrijf Rotterdam, de RET, werkt het liefst mee aan
producties waarbij in het eindresultaat de RET op positieve wijze beeld
komt. Geen cokedeals in de trams dus, of mensen die voor de metro springen.
De core-business van de RET blijft altijd voorop staan. De dienstregeling en
de dienstverlening aan de passagiers mogen niet in gevaar komen. Wanneer in
een RET-omgeving (in trams, op bussen, in metrotreinen en op
haltes/stations) wordt gefilmd, zullen er altijd veiligheidsmensen van de
RET bij betrokken zijn. De kosten hiervan worden doorberekend. Alle
verzoeken worden behandeld via de afdeling Communicatie van het RET.
Gedragscode
Alle verantwoordelijkheid voor filmactiviteiten ligt
bij de productiemaatschappij en haar werknemers. Zij zijn aansprakelijk.
Producenten krijgen het advies om gebruik te maken van de diensten van een
professionele locatiemanager die de belangen van zowel de
productiemaatschappij als van de locatiehouder behartigt.
A. Vergunningen en toestemmingen
Filmactiviteiten kunnen pas van start gaan wanneer
toestemming is verleend door alle betrokkenen.
• Aanvragen voor vergunningen en ontheffingen dienen de procedure te volgen
zoals beschreven in het Protocol Filmen in Rotterdam.
• Het eerste aanspreekpunt voor gemeentelijke instanties is het Rotterdam
Film Commission (RFC).
• Na inschrijving in de Centrale Film Planning, dienen deelgemeenten en
politie schriftelijk geïnformeerd te worden over alle filmactiviteiten die
plaatsvinden op openbaar gebied binnen hun regio.
• Locatiehouders moeten toestemming verlenen voordat een filmploeg gebruik
mag maken van hun terrein(en).
B. Gezondheid en veiligheid
Het is de verantwoordelijkheid van de
productiemaatschappij om te verzekeren dat werknemers binnen die gangbare
gezondheidsvoorschriften en veiligheidsreglementen werken.
• Te alle tijden dient een persoon met EHBO diploma op de set aanwezig te
zijn.
C. Communicatie
Alle bewoners en ondernemers die gevolgen kunnen
ondervinden van filmen dienen met een brief vooraf geïnformeerd te zijn over
de geplande filmactiviteiten in hun buurt. In deze bewonersbrief moet een
telefoonnummer van een contactpersoon staan zodat bewoners eventuele vragen
kunnen stellen. Indien mogelijk worden de brieven een week van tevoren
verspreid.
De productiemaatschappij dienen locatiehouders:
1. volledig op de hoogte te houden van de plannen van filmmakers
betreffende het uiteindelijk wel of niet daadwerkelijk gebruiken van de
locatie.
2. een schriftelijk contract te verstrekken waarin alle bepalingen
van de overeenkomst zijn vermeld.
3. te informeren over alle aanpassingen van het art
department (dressing en verbouwen) met betrekking
tot een locatie.
D. Respect voor bewoners en publiek
Filmploegen op locatie zijn gasten en horen zich
respectvol op te stellen in de buurt waar ze filmen.
• Geluid moet zoveel mogelijk beperkt blijven, vooral in de nachtelijke uren
( 22:00 tot 08:00). • Generatoren die direct voor een woning of bedrijf
staan dienen gedempt te zijn.
• Crewleden dienen de toegang tot woningen en bedrijven altijd vrij te
houden.
• Belichting en andere uitrusting mogen geen gevaar vormen voor het
passerende publiek.
• Geen gevaar of ergernis mag ontstaan door verblindende lampen.
• Filmploegen dienen voetgangers een veilig alternatieve route te
verschaffen als filmactiviteiten het trottoir blokkeren.
E. Zorg voor de locatie
• Crewleden mogen niet zonder toestemming aangrenzend
terrein of delen van een locatie betreden die de locatiehouder niet heeft
vrij gegeven voor filmen.
• Voorwerpen toebehorend aan de locatie mogen niet verplaatst of verwijderd
worden zonder toestemming van de locatiehouder.
• Vloeren en meubels dienen, indien van toepassing, te worden beschermd met
afdekmaterialen verstrekt door de productiemaatschappij.
• Drank en eten worden alleen genuttigd binnen de aangewezen grenzen.
• Alle borden of eigendommen van de locatie die vermomd of verwijderd waren
voor opnames, moeten aan het eind van de filmdag terug zijn in hun
oorspronkelijke staat en plaats.
• De productiemaatschappij is verantwoordelijk voor alle schade veroorzaakt
door filmactiviteiten. Zij dient de betrokken partijen onmiddellijk te
informeren over de schade en locatiehouders ter plekke met compensatie
tegemoet te komen.
• Indien noodzakelijk dient de productiemaatschappij de locatie te
beschermen met veiligheidsmensen.
• Niet-roken gebieden dienen in acht genomen te worden. Waar roken is
toegestaan dienen sigaretten gedoofd te worden in een asbak verstrekt door
de productiemaatschappij. (Als de straat als asbak gebruikt wordt, moet er
aan het eind van de dag geveegd worden.)
• De productiemaatschappij dient voldoende vuilniszakken te plaatsen in de
omgeving van de filmlocatie, de catering en de figuratieruimte. Bij vertrek
moet alle vuilnis mee worden genomen.
• De verantwoordelijke crewleden dienen de locatie grondig te checken na
vertrek van de filmploeg om te verzekeren dat de locatie in oorspronkelijke
staat is en dat alle verwijzingen naar filmactiviteiten zijn verwijderd.
Begrippenlijst:
betekenis van de aanvinkte onderdelen:
Basiskamp:
Hier staat catering
bus, kledingbus en make-up bus. De overige materiaal wagens staan ook in het
basiskamp als ze niet naast de set kunnen staan. Het basiskamp heeft vaak
een andere locatie dan waar de set is.
Vuurwapens:
Voor de aanwezigheid
van vuurwapens is speciale toestemming nodig van de afdeling bijzondere
wetten van het politie district waar gefilmd wordt. Het formulier krijg je
bij de vuurwapen verhuurder hier komen o.a. de namen op van de beheerders
van het wapen. Op de set wordt het vuurwapen bewaard in een afgesloten
koffertje.
Fake politie
auto/motor bijz. toestemming BCCB
In Rotterdam is het alleen mogelijk om met
bijzondere toestemming van de BCCB een politieauto/motor te gebruiken voor
film opnamen. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken moet schriftelijk
toestemming geven voor het gebruik van het politie logo.
Het transport van voertuigen in politiekleuren is aan regels gebonden.
Reconstructie
misdaad / ongeval
De reconstructie
misdaad of ongeval kan in sommige gevallen tot misverstanden leiden.
Voorbijgangers die niet op de hoogte zijn kunnen op het verkeerde been gezet
worden en ongewenst gedrag vertonen.
Acteurs verkleed in
uniform
Via castingbureaus worden vaak echte agenten
ingehuurd voor filmopnamen. Als acteurs" verkleed in uniform op straat
optreden, dient dit als extra aandachtspunt bij de politie te worden gemeld.
Het dragen van een dienstwapen/pepperspray is verboden. Bovendien mag het
desbetreffende uniform uitsluitend worden gebruikt op of in de onmiddellijke
omgeving van de set/opname-lokatie Buiten de tijd, benodigd voor het maken
van opnamen mag het uniform niet op de openbare weg worden gebruikt.
Auto
achtervolgingen, botsingen e.d
Filmmakers moeten
vooraf overleggen met de DCMR over milieu gevoelige kwesties. Bijvoorbeeld:
een auto die in de Maas wordt gegooid of in brand wordt gestoken moet
"milieuklaar" zijn gemaakt.
Regen, sneeuw en/of
wind maken
Op basis van de Wet
milieubeheer maakt de DCMR Milieudienst Rijnmond milieuvergunningen en
controleert of bedrijven zich aan de regels houden
Rook effecten
zie regen, sneeuw en/of
wind maken
Vuur effecten
zie regen, sneeuw en/of
wind maken
Overige special
effects
Alleen gekwalificeerde
special effects mensen kunnen een vergunning indienen. De productie moet
zelf ook melding maken van de special effects aan het districtskantoor van
de politie.
Hoogwerkers of
lichttorens
Hier rekening houden met bovenleidingen van de tram.
Verduistering van
straten etc
Verduistering van
straten ook goed communiceren in de bewonersbrief.
Hinderlijk licht
Bijvoorbeeld: soms
wordt er bij nachtopnamen een heliumlichtballon gebruikt of er staan lampen
op gebouwen cq. woningen gericht. Vermeld dit ook in de bewonersbrief.
Low loaders
Zijn zeer lage aanhangers waar de herocar opstaat,
om zo de acteur achter het stuur te kunnen filmen
Helikopter vliegen
Voor helikopter vliegen
zijn de volgende vergunningen nodig:
- verklaring van
geen bezwaar
- vergunning vligen
boven stedelijk gebied
- vergunning vliegen
- eventuele
laagvlieg vergunning
De verklaring van geen
bezwaar moet door de productie worden aangevraagd bij de verantwoordelijke
autoriteiten van het gebied waarboven zij willen vliegen, bijvoorbeeld de
Gemeente Rotterdam afdeling ABZ (=Algemene Bestuurs Zaken). De vergunningen
2 + 3 en eventueel 4 worden aangevraagd door het Helikopterbedrijf.
Rotterdam Film
Commission
Voorjaar 2005
|